土地註冊處2004/05年報
 
 
 
 
提升服務質素

實施「中央註冊」及「綜合註冊資訊系統」
 
土地註冊處於二零零五年二月十二日實施中央註冊制度,而「綜合註冊資訊系統」亦於同日啟用。註冊總署在一九八零年代從地政總署接管新界土地註冊處時,已開始策劃集中處理香港的土地註冊服務,而中央註冊就是這項計劃的成果。現時影響不同地區的契約可集中送交一個地方辦理註冊。「綜合註冊資訊系統」提供配合實施中央註冊的電腦系統,又可在互聯網及各查冊辦事處為市民持續提供資訊服務。此外,「綜合註冊資訊系統」也為本處的註冊流程提供全面支援。
 
實施中央註冊對部門來說是一項重大挑戰:「綜合註冊資訊系統」的資訊科技項目須嚴密管理;所有人員須重新接受培訓,以“整合工作”的工作模式配合新系統的運作;法例必須如期通過;所有客戶須作好準備適應新系統的運作;系統啟用當日我們必須完成翻新、搬遷或準備關閉所有辦事處的工作。由二月八日停止服務至二月十二日新服務啟用期間的農曆新年假期,部門差不多所有人員都忙於搬遷至新的工作間,而把資料轉至「綜合註冊資訊系統」的最後階段工作也在這期間進行。儘管二月八日當天我們遇到另一項挑戰,就是該日接獲逾6,000份契約(數目較平時高出一倍多),並且必須把所有契約的資料輸入舊系統後才可進行資料轉換工作,但部門仍能夠按計劃作好準備在新營運模式下提供服務。新系統啟用後首個周末,部門遇到一些需急切處理的問題,尤其是在互聯網查冊服務方面。在首數星期,我們因應不同客戶的需要提供特別協助。新系統在很短時間內受到考驗,就是查冊服務需求較實施舊系統時上升了40%。然而,新系統經得起這項考驗,對增加的工作量應付得宜。
 
改革策劃
 
"系統的相關性及複雜性,加上系統測試工作的緊密安排和事前短促通知,使我們感到百上加斤。很多同事都在周末期間在家�堣]須工作,以便為測試工作作好準備。並非負責系統測試工作的同事,也須面對巨大改革和繁重工作帶來的壓力。"

"「綜合註冊資訊系統」實施前半年,每個分部具較深資歷的人員除須履行自己日常的職責外,還獲指派處理系統各階段的測試工作。當時我們遇到的壓力和挑戰,是在部門甚至多年公務員生涯中從沒遇過的。"

"對土地註冊處所有員工來說,改革過程十分難忘。"

"臨近系統正式啟用時,我們除了需處理「綜合註冊資訊系統」投入運作的籌備工作外,又需應付客戶的大量關於部門各項改革細節和新運作程序的查詢。"

"為應付這個重要改革時刻,我們把昔日所學到的東西應用在工作上,又改變了自己的心態面對這項改革。這果真奏效。"

農曆新年期間的大變革
 
"當香港踏入雞年,「綜合註冊資訊系統」投入運作前夕,土地註冊處人員通宵工作,為系統啟用及辦公室搬遷的最後階段工作做好準備。"

"二月十二日對土地註冊處同人來說是十分美好的一天,該天是年初四,也是一個特別的星期六,我們所有同事都當值迎接簇新的改革。"

"業務開始時,我們喜見多年努力的成果-「綜合註冊資訊系統」?用,並留下深刻印象。雖然系統出現接駁問題,致使未能為客戶提供互聯網服務,但高級管理層人員迅速作出應變,把當日(星期六)的櫃位服務時間延長至下午四時,為客戶提供土地紀錄。十分幸運,互聯網服務在中午時已成功接駁至系統。"

"直至最後一位客戶手持土地紀錄離開客戶服務中心時,我感到十分疲累,背靠座椅,不發一言!儘管是最繁忙的一天,但充分體現了部門整體的高昂團隊精神。"

"新系統運作首天,詢問處擠滿客戶,每名員工每分鐘都忙於解答客戶有關新運作程序的查詢。"

充分掌握新系統
 
"最近數月,我們仍需面對繁重工作、生產力暫低於預期指標及市民大量查詢等問題。很多同事都超時工作以清理積壓的工作。"

"我們與系統承辦商緊密合作,繼續提升電腦系統,以便為客戶提供更完善和方便的服務。"

"能夠成為土地註冊處一份子,為市民提供更完善的註冊和查冊服務,我們感到非常驕傲。"

"客戶和員工都漸漸適應新的運作程序和新系統。對新系統提供更完善服務表示讚賞的客戶也日益增加。"

"這期間我們接獲客戶很多寶貴意見。"

"「綜合註冊資訊系統」也為我們日常工作提供更先進的電腦設施。"

中央註冊及「綜合註冊資訊系統」得以順利啟用,全賴部門各人員及承辦商努力不懈工作。謹此特別向在一九九七年籌劃部門「策略計劃」及參與「綜合註冊資訊系統」計劃整個發展過程的小組人員致謝。

客戶服務辦事處
 
金鐘道政府合署十九樓設有客戶服務中心,為客戶提供所有查冊、文件副本及契約註冊服務。二零零五年稍後時間,當十九樓舊查冊辦事處原址翻新工作完成後,業主立案法團組也會遷移至十九樓,為客戶提供一站式服務。客戶服務中心除了設有櫃位為客戶提供查冊、文件副本及辦理契約註冊外,也設有詢問處和自助查冊終端機。

新界各區均設有查冊辦事處,取代以往的分區土地註冊處。各查冊辦事處也設有自助查冊終端機及提供櫃位服務。

與實施「綜合註冊資訊系統」之前相比,所有辦事處現已簡化服務程序,提供更多不同付款方法給客戶選擇,更快捷的服務和更長的服務時間。

互聯網查冊服務
 
任何持有互聯網帳戶的人士都可以利用自己的電腦查閱物業紀錄和訂購文件。「綜合註冊資訊系統」網上服務的服務時間每星期七天,每天十六小時,較以往提供給「直接查冊服務」用戶的服務時間延長約一倍。互聯網服務需繳付的費用也較少。經常使用服務的用戶可在本處開設帳戶,非經常使用服務的用戶則可以VISA、萬事達卡或繳費靈付款。文件可透過以下不同方法送遞:互聯網瀏覽器、下載、電郵、傳真或郵遞,或指明在本處辦事處櫃位領取。

本處設有客戶服務熱線提供支援,協助用戶使用各項新的服務。此外,土地註冊處網站設有逐步示範使用服務的教材,以及詳盡的網上服務用戶操作程序手冊,供用戶參考。





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