刊物

1. 引言

1.1  本報告闡明本處的環保目標、政策和指標，並詳述本處在2023年期間如何管理我們的業務營運，以盡量減低其對環境所造成的影響。

2. 業務營運

2.1 本處的主要業務包括為土地文件辦理註冊、提供設施予公眾人士查閱土地登記冊及土地紀錄、提供土地紀錄的副本，以及為土地紀錄副本作出核證。在接獲客戶遞交註冊的紙本文件後，我們會開立或更新有關電腦土地登記冊，並將有關紙本文件掃描為影像紀錄。此外，我們亦會為大廈業主立案法團辦理註冊，以及提供相關的存檔和查閱服務。

2.2  本處現有員工約600名。我們大多數的辦事處均設於香港金鐘金鐘道政府合署(包括客戶服務中心)，為公眾人士提供全面的土地註冊及查冊服務，並為業主立案法團辦理註冊事宜，以及把立案法團的紀錄存檔和提供查閱服務。此外，我們亦有七個位於其他政府合署或商業大廈的外駐辦事處。

3. 部門運作帶來的環境影響

3.1 鑑於本處的業務主要以辦公室為本，本處的運作對環境造成的影響，大部分來自電力和紙張的耗用。電力主要用於操作電腦系統，以及為員工和客戶提供舒適的辦公室環境；紙張則主要用於列印土地紀錄的副本和影印土地文件。

4. 環保目標和政策

4.1  本處致力提倡環保，並設立相關的環保目標，盡量減少耗用紙張、能源、各種辦公室物料和天然資源。現把我們由1997年起採用的環保政策臚列如下：

• 「減少使用」、「廢物利用」、「循環再造」及「替代使用」 - 我們盡可能減少紙張的日常消耗、將廢物加以利用、採取措施讓廢紙循環再造、鼓勵採用電子文檔，以及以較符合環保原則的產品作替代。
  
  
• 有效地使用各種資源和能源 - 我們鼓勵員工善用天然資源，以及盡可能在辦公室裝設節能系統。
  
  
• 遵從守則 - 我們制定了一套環保內務管理守則，以減低部門日常運作對環境造成的影響，以及保障員工的健康和福祉。我們透過實施一套三層的環保管理系統，盡力確保守則得以遵從。
  
  
• 持續改進 - 我們透過進行定期評估，以及推行新的環保措施及做法，持續提升本處的環保表現。
  
  
• 交流溝通 - 我們定期與員工作交流溝通，確保他們認識其保護環境的責任；此外，我們亦鼓勵員工參與各種環保活動及環保審核工作。
  
  

4.2  為推行本處的環保政策，我們建立了一套三層的環保管理系統，由土地註冊處經理擔任「環保經理」，負責監督整個系統的運作，以及監察部門的環保表現。在執行的層面上，我們設立了一個「環保工作小組」(由部門主任秘書領導，成員包括來自不同辦公室的代表)，負責制訂和推行各項環保措施、管理環保審核工作，以及制定環保目標。在前線方面，我們在不同部組委任了「環保職安主任」，負責查核員工有否遵從部門的環保政策及守則、推行各項環保措施、鼓勵員工採取最佳環保做法，以及提高大家的環保意識。下圖說明本處環保管理系統的運作情況。

5. 採取的環保措施

5.1  鑑於本處的業務是以辦公室為本，我們一直推行下列各種環保措施，以應對業務營運對環境造成的影響 ：

(A)  減少製造廢物

• 推出多套電腦系統以提升電子服務，藉此方便以電子方式進行土地文件的處理、掃描、索引、儲存和查閱；
  
  
• 在切實可行的範圍內以電子版本形式製備報告；
  
  
• 採用並鼓勵員工使用各種不同的電子渠道作內部及對外通訊，例如電子假期申請系統、數碼圖書館服務系統、《土地註冊處員工通訊》電子版、《培訓組通訊》電子版、部門會議設施電子預約系統和知識管理系統；
  
  
• 遵從良好的環保做法，例如在切實可行的範圍內雙面使用紙張、使用只用過一面的紙張草擬文件、以電子版本形式製備草稿、在一張紙列印多頁、列印前先預覽文件、盡量減少列印和影印、傳真時無需附加面頁或編印傳真日誌，並使用「節省噴墨」功能和充電池；
  
  
• 為辦公室茶水房購置可重用的餐具，供同事使用；以及
  
  
• 為參與部門活動的同事提供一套可重用的餐具，以減少塑膠廢物。
  
  

(B)  節省資源及循環再用

• 使用節能裝置及實施管控措施，例如使用T-5光管、為室內照明和水龍頭安裝動作感應器、為辦公室設備如蒸餾水機加裝自動時間開關，以及採用辦公室分區照明措施；
  
  
• 採用開敞式設計辦公室，以減少耗用物料、盡量利用天然光線及加強通風效果；
  
  
• 鼓勵員工在來回上下樓層的辦事處時使用樓梯以代替使用升降機，在辦公時間內使用省電模式以及把照明、辦公室／電腦設備及電器在無需使用時或在辦公時間結束後關掉；
  
  
• 提醒同事節約用水；
  
  
• 定期收集可循環再造的廢棄物料，例如舊報紙、辦公室廢紙和打印機碳粉盒；以及
  
  
• 於每個辦事處樓層擺放特設的回收箱，把可供循環再造的廢物在源頭分類，以便收集。
  
  

(C)  空氣質素管理

• 參加由環境保護署(環保署)舉辦的「辦公室及公眾場所室內空氣質素檢定計劃」。
  
  

(D)  提升員工的環保意識

• 在內聯網上及辦公室當眼位置展示部門的環保政策、環保內務管理守則及良好的環保做法，以宣揚本處的環保目標及鼓勵員工積極參與；
  
  
• 在內聯網上備存一個環保專題資料夾，提供各項相關資料、有關部門指引及有用連結，供員工參考；
  
  
• 透過每季的資源耗用統計資料及電子版《土地註冊處員工通訊》，向員工公布部門在環保方面的最新表現，以及為員工提供最新的環保貼士；
  
  
• 在辦公時間及下班後突擊巡查各辦事處，以確保各員工遵從部門所制定的各項環保指引；以及
  
  
• 鼓勵員工參與環保講座及活動，並向環保職安主任報告有欠妥善之處。
  
  

(E)  進行環保審核

• 推行環保審核機制，以查核員工有否遵行部門的環保政策及守則，並查找可改善的地方。
  
  

(F)  環保採購

• 在切實可行的範圍內採購符合環保原則的產品，例如不含木質及可循環再用的紙、可重複使用的打印機碳粉盒、不含氯氟烴的雪櫃、有能源效益標籤的電器和各種可添補的文具；
  
  
• 在本處辦事處的清潔合約中加入環保指引，要求承辦商實行一些環保措施，例如使用環保清潔產品，並在其工作過程中節約用水和能源；以及
  
  
• 邀請報價和招標時，在切實可行的範圍內採用環保署就指定產品及服務公布的環保規格／規定。
  
  

(G)  綠化辦公室環境

• 在工作間禁止吸煙；
  
  
• 在工作間使用空氣清新機，改善空氣質素；
  
  
• 定期清洗風槽，保持空氣流通；
  
  
• 把會產生噪音滋擾的設施放置在密封的地方；以及
  
  
• 用綠色植物佈置辦公室。
  
  

6. 環保表現

6.1  為使本處的業務營運符合環保原則，我們致力提升電子服務。主要的提升項目包括：

• 於2005年2月推出「綜合註冊資訊系統」，容許客戶透過互聯網進行網上查冊，以及透過自己的電腦進行訂購及打印／下載有關土地紀錄的副本。
  
  
• 本處分別在1999年及2000年把載錄市區物業資料的兩冊街道索引(索引)及新界地段／地址對照表(對照表) 輯錄成光碟，客戶可快速及方便地透過自己的電腦查閱所需資料，從而節省打印所用紙張。由2011年6月起，我們把索引及對照表的網上版上載至本處網站，供公眾人士透過本處網站或「綜合註冊資訊系統」網上服務的超連結到本處網站免費瀏覽。
  
  
• 由2007年11月起，我們已把電子註冊摘要表格上載至本處網站以供免費使用。此舉有助註冊流程自動化及提升註冊的準確度，並能節省紙張。
  
  
• 由2007年起，本處「綜合註冊資訊系統」自動產生的不同種類報告均以電子版本形式製備。現時，電子版本報告的數目已佔「綜合註冊資訊系統」報告總數的98%。此外，本處亦由2007年起以電郵取代磁碟方式，向所有登記用戶發送註冊摘要日誌和按揭註冊摘要月誌資料檔案。
  
  
• 隨著為認可機構提供的電子提示服務所開設的電子渠道於2021年2月全面推行後，服務申請已達至完全「無紙化」。認可機構登記用戶現時必須在網上提交所有服務申請，親身或以郵寄/速遞方式向本處遞交申請均已不被接納。
  
  
• 於2021年6月在本處網站推出新一套的網上表格，客戶現可隨時隨地享用網上填寫、遞交表格及繳付相關服務費用的一站式服務。
  
  

6.2  自從本處推行了上文第6.1段所述的提升項目後，本處電子服務的使用率顯著增長。

(A)  「綜合註冊資訊系統網上服務」的使用量

(B)  電子註冊摘要表格的使用量

6.3  在2023年，我們的用紙量和用電量也較2018年大幅減少。

6.4  在2023年，本處位於一號九龍的辦事處獲得「辦公室及公眾場所室內空氣質素檢定計劃」的「卓越」級別認證，而金鐘道政府合署的辦事處及其他外駐辦事處則獲得「良好」級別認證。

7. 2024年的環保目標

7.1  在2024年，本處會：

• 採用現行方法並採取一些新環保措施，以繼續減少用紙量，例如為政府推行電子檔案保管系統進行籌備工作，引進電子文件存檔；
  
  
• 繼續採取現行的節能措施，並繼續探求新的節能方法；
  
  
• 繼續鼓勵員工減少廢物，採用回收再造產品和採取良好的環保做法；
  
  
• 繼續舉辦相關活動／培訓，以加強員工的環保意識；
  
  
• 繼續研究切實可行的環保內務管理和採購方法，以減少廢物及資源耗用；以及
  
  
• 繼續進行各辦事處的環保審核，查找進一步可改進之處；
  
  

8. 資訊及建議

8.1  為節約用紙，本報告僅製備電子版本，並已上載於本處網頁。

土地註冊處
2024年5月