刊物

1. 引言

1.1  本报告阐明本处的环保目标、政策和指标，并详述本处在2023年期间如何管理我们的业务营运，以尽量减低其对环境所造成的影响。

2. 业务营运

2.1 本处的主要业务包括为土地文件办理注册、提供设施予公众人士查阅土地登记册及土地纪录、提供土地纪录的副本，以及为土地纪录副本作出核证。在接获客户递交注册的纸本文件后，我们会开立或更新有关电脑土地登记册，并将有关纸本文件扫描为影像纪录。此外，我们亦会为大厦业主立案法团办理注册，以及提供相关的存档和查阅服务。

2.2  本处现有员工约600名。我们大多数的办事处均设于香港金钟金钟道政府合署(包括客户服务中心)，为公众人士提供全面的土地注册及查册服务，并为业主立案法团办理注册事宜，以及把立案法团的纪录存档和提供查阅服务。此外，我们亦有七个位于其他政府合署或商业大厦的外驻办事处。

3. 部门运作带來的环境影响

3.1 鉴于本处的业务主要以办公室为本，本处的运作对环境造成的影响，大部分来自电力和纸张的耗用。电力主要用于操作电脑系统，以及为员工和客户提供舒适的办公室环境；纸张则主要用于列印土地纪录的副本和影印土地文件。

4. 环保目标和政策

4.1  本处致力提倡环保，并设立相关的环保目标，尽量减少耗用纸张、能源、各种办公室物料和天然资源。现把我们由1997年起采用的环保政策胪列如下：

• 「减少使用」、「废物利用」、「循环再造」及「替代使用」 - 我们尽可能减少纸张的日常消耗、将废物加以利用、采取措施让废纸循环再造、鼓励采用电子文档，以及以较符合环保原则的产品作替代。
  
  
• 有效地使用各种资源和能源 - 我们鼓励员工善用天然资源，以及尽可能在办公室装设节能系统。
  
  
• 遵从守则 - 我们制定了一套环保内务管理守则，以减低部门日常运作对环境造成的影响，以及保障员工的健康和福祉。我们透过实施一套三层的环保管理系统，尽力确保守则得以遵从。
  
  
• 持续改进 - 我们透过进行定期评估，以及推行新的环保措施及做法，持续提升本处的环保表现。
  
  
• 交流沟通 - 我们定期与员工作交流沟通，确保他们认识其保护环境的责任；此外，我们亦鼓励员工参与各种环保活动及环保审核工作。
  
  

4.2  为推行本处的环保政策，我们建立了一套三层的环保管理系统，由土地注册处经理担任「环保经理」，负责监督整个系统的运作，以及监察部门的环保表现。在执行的层面上，我们设立了一个「环保工作小组」(由部门主任秘书领导，成员包括来自不同办公室的代表)，负责制订和推行各项环保措施、管理环保审核工作，以及制定环保目标。在前线方面，我们在不同部组委任了「环保职安主任」，负责查核员工有否遵从部门的环保政策及守则、推行各项环保措施、鼓励员工采取最佳环保做法，以及提高大家的环保意识。下图说明本处环保管理系统的运作情况。

5. 采取的环保措施

5.1  鉴于本处的业务是以办公室为本，我们一直推行下列各种环保措施，以应对业务营运对环境造成的影响 ：

(A)  减少制造废物

• 推出多套电脑系统以提升电子服务，藉此方便以电子方式进行土地文件的处理、扫描、索引、储存和查阅；
  
  
• 在切实可行的范围内以电子版本形式制备报告；
  
  
• 采用并鼓励员工使用各种不同的电子渠道作内部及对外通讯，例如电子假期申请系统、数码图书馆服务系统、《土地注册处员工通讯》电子版、《培训组通讯》电子版、部门会议设施电子预约系统和知识管理系统；
  
  
• 遵从良好的环保做法，例如在切实可行的范围内双面使用纸张、使用只用过一面的纸张草拟文件、以电子版本形式制备草稿、在一张纸列印多页、列印前先预览文件、尽量减少列印和影印、传真时无需附加面页或编印传真日志，并使用「节省喷墨」功能和充电池；
  
  
• 为办公室茶水房购置可重用的餐具，供同事使用；以及
  
  
• 为参与部门活动的同事提供一套可重用的餐具，以减少塑胶废物。
  
  

(B)  节省资源及循环再用

• 使用节能装置及实施管控措施，例如使用T-5光管、为室内照明和水龙头安装动作感应器、为办公室设备如蒸馏水机加装自动时间开关，以及采用办公室分区照明措施；
  
  
• 采用开敞式设计办公室，以减少耗用物料、尽量利用天然光线及加强通风效果；
  
  
• 鼓励员工在来回上下楼层的办事处时使用楼梯以代替使用升降机，在办公时间内使用省电模式以及把照明、办公室／电脑设备及电器在无需使用时或在办公时间结束后关掉；
  
  
• 提醒同事节约用水；
  
  
• 定期收集可循环再造的废弃物料，例如旧报纸、办公室废纸和打印机碳粉盒；以及
  
  
• 于每个办事处楼层摆放特设的回收箱，把可供循环再造的废物在源头分类，以便收集。
  
  

(C)  空气质素管理

• 参加由环境保护署(环保署)举办的「办公室及公众场所室内空气质素检定计划」。
  
  

(D)  提升员工的环保意识

• 在内联网上及办公室当眼位置展示部门的环保政策、环保内务管理守则及良好的环保做法，以宣扬本处的环保目标及鼓励员工积极参与；
  
  
• 在内联网上备存一个环保专题资料夹，提供各项相关资料、有关部门指引及有用连结，供员工参考；
  
  
• 透过每季的资源耗用统计资料及电子版《土地注册处员工通讯》，向员工公布部门在环保方面的最新表现，以及为员工提供最新的环保贴士；
  
  
• 在办公时间及下班后突击巡查各办事处，以确保各员工遵从部门所制定的各项环保指引；以及
  
  
• 鼓励员工参与环保讲座及活动，并向环保职安主任报告有欠妥善之处。
  
  

(E)  进行环保审核

• 推行环保审核机制，以查核员工有否遵行部门的环保政策及守则，并查找可改善的地方。
  
  

(F)  环保采购

• 在切实可行的范围内采购符合环保原则的产品，例如不含木质及可循环再用的纸、可重复使用的打印机碳粉盒、不含氯氟烃的雪柜、有能源效益标签的电器和各种可添补的文具；
  
  
• 在本处办事处的清洁合约中加入环保指引，要求承办商实行一些环保措施，例如使用环保清洁产品，并在其工作过程中节约用水和能源；以及
  
  
• 邀请报价和招标时，在切实可行的范围内采用环保署就指定产品及服务公布的环保规格／规定。
  
  

(G)  绿化办公室环境

• 在工作间禁止吸烟；
  
  
• 在工作间使用空气清新机，改善空气质素；
  
  
• 定期清洗风槽，保持空气流通；
  
  
• 把会产生噪音滋扰的设施放置在密封的地方；以及
  
  
• 用绿色植物布置办公室。
  
  

6. 环保表现

6.1  为使本处的业务营运符合环保原则，我们致力提升电子服务。主要的提升项目包括：

• 于2005年2月推出「综合注册资讯系统」，容许客户透过互联网进行网上查册，以及透过自己的电脑进行订购及打印／下载有关土地纪录的副本。
  
  
• 本处分别在1999年及2000年把载录市区物业资料的两册街道索引(索引)及新界地段／地址对照表(对照表) 辑录成光碟，客户可快速及方便地透过自己的电脑查阅所需资料，从而节省打印所用纸张。由2011年6月起，我们把索引及对照表的网上版上载至本处网站，供公众人士透过本处网站或「综合注册资讯系统」网上服务的超连结到本处网站免费浏览。
  
  
• 由2007年11月起，我们已把电子注册摘要表格上载至本处网站以供免费使用。此举有助注册流程自动化及提升注册的准确度，并能节省纸张。
  
  
• 由2007年起，本处「综合注册资讯系统」自动产生的不同种类报告均以电子版本形式制备。现时，电子版本报告的数目已占「综合注册资讯系统」报告总数的98%。此外，本处亦由2007年起以电邮取代磁碟方式，向所有登记用户发送注册摘要日志和按揭注册摘要月志资料档案。
  
  
• 随着为认可机构提供的电子提示服务所开设的电子渠道于2021年2月全面推行后，服务申请已达至完全「无纸化」。认可机构登记用户现时必须在网上提交所有服务申请，亲身或以邮寄/速递方式向本处递交申请均已不被接纳。
  
  
• 于2021年6月在本处网站推出新一套的网上表格，客户现可随时随地享用网上填写、递交表格及缴付相关服务费用的一站式服务。
  
  

6.2  自从本处推行了上文第6.1段所述的提升项目后，本处电子服务的使用率显著增长。

(A)  「综合注册资讯系统网上服务」的使用量

(B)  电子注册摘要表格的使用量

6.3  在2023年，我们的用纸量和用电量也较2018年大幅减少。

6.4  在2023年，本处位于一号九龙的办事处获得「办公室及公众场所室内空气质素检定计划」的「卓越」级别认证，而金钟道政府合署的办事处及其他外驻办事处则获得「良好」级别认证。

7. 2024年的环保目标

7.1  在2024年，本处会：

• 采用现行方法并采取一些新环保措施，以继续减少用纸量，例如为政府推行电子档案保管系统进行筹备工作，引进电子文件存档；
  
  
• 继续采取现行的节能措施，并继续探求新的节能方法；
  
  
• 继续鼓励员工减少废物，采用回收再造产品和采取良好的环保做法；
  
  
• 继续举办相关活动／培训，以加强员工的环保意识；
  
  
• 继续研究切实可行的环保内务管理和采购方法，以减少废物及资源耗用；以及
  
  
• 继续进行各办事处的环保审核，查找进一步可改进之处；
  
  

8. 资讯及建议

8.1  为节约用纸，本报告仅制备电子版本，并已上载于本处网页。

土地注册处
2024年5月